COMBINACIÓN DE CORRESPONDENCIA
Mediante la característica de combinación de correspondencia, Word le permitirá producir cartas, sobres y etiquetas postales hechas a la medida, para cada uno de los miembros de su lista de correo. Usted podrá dirigirse a cada uno de sus destinatarios por su nombre, hacer referencia a su dirección y, en cartas seleccionadas, incorporar mensajes especiales.
Los componentes básicos de una carta modelo son un documento principal y un archivo de datos fuente.
El archivo de datos fuente contiene la información única correspondiente a cada destinatario. Un archivo de datos fuente , que de hecho es una simple base de datos, consiste de una tabla que incluye nombres, direcciones e información que tal vez ni siquiera pudiera llegar a su carta, pero que pudiera activar alguna selección o mensaje especial. Este archivo se compone de un registro para cada individuo al cual se le enviará una carta. El primer registro de un archivo de datos fuente es el registro de encabezados o inicial, que contiene todos los campos de combinación, o etiquetas de campo, los cuales identifican los campos e indican la posición de cada uno de ellos en el documento principal.
El documento principal incluye todo el texto que en forma general planea enviar a su lista de correo, pero omite aquella información que es única de individuo a individuo: nombre, dirección, mensajes especiales, etc. Para crear una carta modelo, puede crear un documento nuevo o utilizar uno existente.
El documento principal incluye todo el texto que en forma general planea enviar a su lista de correo, pero omite aquella información que es única de individuo a individuo: nombre, dirección, mensajes especiales, etc. Para crear una carta modelo, puede crear un documento nuevo o utilizar uno existente.
Debemos entonces ubicarnos en la pestaña de correspondencia, desplegamos la barra de texto de la opcion -Iniciar combinacion de correspondencia- y seleccionamos la opcion -Paso a paso por el Asistente para combinar correspondencia ...-
En seguida seleccionamos la opcion cartas en el paso 1 de 6, y picamos la opcion -Siguente:Inicie el documento-
Y en la cofiguracion seleccionamos la opcion que deseemos, en este caso -Utilizar el documento actual-, y en el paso 2 de 6 picamos la opccion -Siguente: Seleccione los destinatarios-
Luego basados en la lista de destinatarios que creamos con anterioridad junto con la carta modelo, seleccionamos la opcion -Utilizar una lista ya existente-
Entramos a la opccion -Examinar...- y a continuacion buscamos en nuestros archivos la lista seleccionada y picamos el boton abrir.
Luego se desplegara una ventana de destinatarios donde seleccionaremos los destinatarios a los que deseamos enviar la correspondencia y picamos en el boton -Aceptar-
El el paso 4 de 6 vamos a ubicar los espacios para combinar.
En este paso procedemos a ubicarnos nuevamente en el area de trabajo de la ventana de word, y colocamos el cursor donde iran ubicados los espacios para modificar con la combinacion, asi que nos dirigimos a la barra de herramintas en el menu -Escribir e insertar campos-, boton -Insertar campo combinado-
Al desplegarse las opciones elegimos la que deseamos combinar, logicamente antes de elegir la opcion a combinar debemos ubicar el cursor en el lugar de a hoja de trabajo donde ira ubicada la combinacion , y a continuacion aparecera la opcion seguida de - << >> -, luego de esto picamos en la opcion -Siguente: vista previa de la carta-
A continuacion podremos ver la vista previa de la carta, moviendo las flechas, cambiando de destinatario, es decir, el paso 5 de 6 nos muestra la vistra previa de la carta de cada uno de nuestros destinatarios, luego picamos en la opcion -Siguiente: Complete la combinacion-.
Finalmente en el paso 6 de 6 completaremos la combinacion y obtendremos la vista de todas las cartas ya combinadas.
De esta manera en el paso 6 de 6 nos ubicamos en la opcion - Imprimir ...- y se desplegara una ventana de registro donde escogeremos la opcion -Todos- y finalmente picamos la opcion -Aceptar-
Y por fin en el area de trabajo de la ventada de word , areceran todas nuestras cartar combinadas listas para enviar.
